Project-Image

پروژه مجموعه ای است از فعالیت ها که دربازه زمانی معین و چارچوب بودجه تعیین شده ای، به منظور رسیدن به اهدافی مشخص انجام می پذیرند. پروژه دارای مشخصه ها و ویژگی هایی است که آن را از سایر فعالیت ها و سازمان ها متمایز می سازد(کرزنر، ۲۰۱۳).
هر پروژه از ویژگی هایی برخوردار است که در ین میان می توان به مواردی چند اشاره داشت(مردیث و منتل، ۲۰۱۱):
  • پروژه موقتی است: به این معنی که هر پروژه دارای زمان شروع و پایان مشخصی است. هرچند این تاریخ ها همواره ثابت نبوده و دستخوش تغییرات و تأخیراتی خواهند شد. این مشخصه پروژه را از فعالیت های مداوم، سازمانی و مستمر متمایز می سازد، چرا که هر پروژه بعد از رسیدن به هدف پایان یافته و پرونده اجرایی پروژه بسته می شود و بسته به نیازهای پروژه مستند سازی و بازنگری آن در سطوح مختلف انجام خواهد شد و این بدان معنی نخواهد بود که بعد از اتمام پروژه همه چیز پایان یافته، بلکه فاز بعدی که اجرا، بکارگیری و استفاده از پروژه است توسط گروهی دیگر یا سازمان مربوطه شروع خواهد شد.
  • پروژه ها، هدف یا اهداف مشخصی را دنبال می کنند: هر پروژه دارای هدف مشخصی بوده، بطوری که با تحقق این اهداف عمر پروژه به اتمام می رسد. معمولاً این اهداف، اهدافی دست یافتنی و موقت هستند.
  • هر پروژه یک سیستم می باشد: بطوریکه دارای ورودی ها، پردازش ها و خروجی های مشخص می باشد. در این صورت نقش مدیریت پروژه به عنوان بازخوردگیرنده از سیستم، هدایتگر و راهبر آن مهم و حیاتی به نظر می رسد.
  • وجود محدودیت ها: در هر پروژه وجود محدودیت ها موجب می گردد تا کنترل پروژه و در مراحل وسیعتر مدیریت پروژه شکل گیرد. تنوع محدودیت های یک پروژه می توانند بسته به انواع پروژه های مختلف متفاوت باشند. همچنین این محدودیت ها، می توانند در هر پروژه اولویت های خاص خود را داشته باشند. به عنوان مثال، محدودیت هایی چون هزینه، زمان، کیفیت عملکرد، کیفیت محصول، منابع انسانی و محدودیت های قانونی، فراپروژه ای و دولتی هر یکی می توانند به نوبه خود تأثیر زیادی در پروژه هیا مختلف داشته باشند. معمولاً این محدودیت ها از دیدگاه متولی پروژه دارای اولویت های متفاوتی جهت کنترل و پیگیری می باشند. بنابراین وجود محدودیت ها از ویژگی های یک پروژه می باشد.
  • نتایج پروژه ها منحصر بفرد است و معمولاً مستقل از یکدیگر هستند: به این معنی که اگر پروژه ها از همه لحاظ شبیه به هم باشند بازهم آثار و نتایج منحصر بفردی دارند.
  • دارای چرخه زندگی می باشند: معمولاً هر پروژه دارای مرحله آغازین، مرحلۀ میانی و اختتامی می باشد. پروژه ها مطابق با ماهیت خودشان چرخه حیات و دوره عمر متفاوتی دارند.
  • اصل عدم قطعیت در پروژه: بطور کلی زمان بندی پروژه با تخمین همراه است و همیشه عدم قطعیتی مبنی بر پیش بینی زمان، هزینه و عملکرد پروژه وجود دارد. حال هر چه این عدم قطعیت کمتر بوده و پیش بینی به نتایج واقعی نزدیکتر باشد موفقیت مدیر و برنامه ریز پروژه بیشتر است.
در گروه برون سپاران دانش، در راستای تعریف پروژه و زمان بندی پروژه ها از دو نرم افزار MSP و PRIMAVERA V6 بهره برده می شود. در فاز اول، ابتدا شرح پروژه از سوی متقاضی به موسسه ارسال می شود، سپس مورد بررسی تیم پروژه قرار گرفته و در ادامه در راستای عقد قرارداد و شرح روند انجام و تعریف پروژه اقدام می شود.